User Onboarding mit ServiceNow und SAP vollständig automatisiert

Bei einem Maschinenbauunternehmen waren SAP und ServiceNow bereits im Einsatz. Das User Onboarding lief dennoch über manuelle Prozesse: HR legt einen neuen Mitarbeiter in SAP an, und irgendjemand muss daran denken, das IT-Onboarding anzustoßen. Nicht ideal.

Die Herausforderung

Die Herausforderung war komplex: Zwei führende Systeme, kein automatischer Trigger, keine klare Verantwortlichkeit. Neue Mitarbeiter waren am ersten Tag häufig nicht arbeitfähig, weil Accounts fehlten oder Berechtigungen nicht gesetzt waren.

Die Lösung

Wir haben den Prozess vollständig automatisiert: SAP triggert bei einem neuen Mitarbeiter automatisch ein Azure Automation Runbook. Dieses legt ein ServiceNow Catalog Item an und startet mehrere zeitbasierte Runbooks. 30 Tage vor dem ersten Arbeitstag wird der zuständige Manager informiert. 2 Tage vorher wird das Passwort gesetzt. Am ersten Tag wird der User aktiviert und ist sofort einsatzbereit.

Das Ergebnis

IT muss nicht mehr manuell eingreifen. Kein Mitarbeiter startet ohne funktionierenden Account. Der gesamte Prozess läuft zuverlässig und dokumentiert ab.

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